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Donnerstag, 27.07.2017

DMS

Durch die strukturierte Ablage aller Dokumente in einem gemeinsamen „Dokumentenpool“ werden die unternehmensrelevanten Informationen kontextbezogen z.B. nach Aufträgen, Projekten oder Abteilungen für den geordneten Zugriff verwaltet.

Die Bewältigung der täglichen Informationsflut durch den ansteigenden Schriftverkehr von E-Mails, Briefen, Faxen und anderer Dokumente stellt rechtlich und organisatorisch eine Herausforderung dar.

In jedem Schriftverkehr, papierbasiert oder elektronisch können wichtige und wertvolle, unternehmensrelevante und auftragsspezifische Informationen enthalten sein.

Aus juristischer Sicht sind diese Dokumente entsprechend rechtlicher Vorgaben revisionssicher gemäß GoBs, HGB, AO, und GDPdU zu archivieren. Aus organisatorischer Perspektive sollen alle Informationen unter Berücksichtigung der personellen Rechtestruktur und der IT-Ausstattung im Unternehmen zugänglich und nutzbar gestaltet werden. Dokumentenmanagementkonzepte setzen genau hier an:

Durch die strukturierte Ablage aller Dokumente in einem gemeinsamen „Dokumentenpool“ werden die unternehmensrelevanten Informationen kontextbezogen z.B. nach Aufträgen, Projekten oder Abteilungen für den geordneten Zugriff verwaltet. So kann die Archivierung gemäß der gesetzlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen komfortabel realisiert werden. Vor allem hilft ein gut konzeptioniertes Dokumentenmanagement dabei, die Transparenz im Unternehmen deutlich zu steigern und das Informations- und Wissensmanagement zu verbessern.

Die Mitglieder des FMI bieten ein umfangreiches Portfolio zur Realisierung von Dokumentenmanagement-Projekten. Angefangen von der Beratung über die Analyse ihrer Prozesse bis zur Implementierung entsprechender Soft- und Hardware, finden Sie beim FMI den richtigen Lösungspartner.