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Freitag, 24.11.2017

Archivierung auf Mikrofilm – eine bewährte Technologie mit Anschluss an die digitale Welt

Entgegen allen Prognosen und neben der zunehmenden Verbreitung von elektronischen  Speichermedien, DMS-Anwendungen und digitalen Archivlösungen kann sich der Mikrofilm als sichere und wirtschaftliche Technologie für Langzeitarchivierung von Dokumenten nach wie vor behaupten.

In vielen Anwendungen, bei denen kostengünstige Archivierung von großen Belegvolumen und Beständen mit geringer Zugriffshäufigkeit und gleichzeitigem höchsten Anspruch an Sicherheit und unversehrte langfristige Verfügbarkeit gefordert wird, erfüllt der Mikrofilm diese Bedürfnisse ohne Einschränkungen.

Ein besonderer Vorteil der Archivierung auf Mikrofilm liegt dabei in der sehr günstigen Kosten-Nutzen Relation sowohl für das Speichermedium selbst als auch für die erforderliche Hardware. Mikrofilme haben bei vorschriftsmäßiger Verarbeitung und Lagerung eine wissenschaftlich nachgewiesene Haltbarkeit von mindestens 500 Jahren. Durch das analoge Aufzeichnungsverfahren auf Mikrofilm sind die gespeicherten Informationen jederzeit mit dem menschlichen Auge und einfachen optischen Hilfsmitteln lesbar.  

Eine zusätzliche Datensicherung und der kostenintensive Aufwand für eine regelmäßige Migration der Archivbestände entfallen. Deshalb ist der Mikrofilm nicht nur unter Sicherheitsaspekten eine ideale Backup-Lösung, sondern eine Ergänzung für die digitale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten. Als sog. Hybridlösungen ergänzen sich dabei die jeweiligen Eigenschaften und Vorteile der digitalen und analogen Archivierung in idealer Weise.

Mikrofilmaufnahmen können mit üblichen Standards gescannt und damit als digitalisierte Images in Netzwerke und DMS-Applikationen integriert werden. Umgekehrt können digitale Images mit sog. Filmschreibern zur Sicherung und Langzeitarchivierung auf Mikrofilm aufgezeichnet werden. Eine ideale Brücke ohne Einbahnstraße zwischen analoger und digitaler Technologie mit Zugang zu gespeicherten Informationen und langfristig sicherer Archivierung.

Einige Beispiele für die vielseitigen Einsatzmöglichkeiten von Mikrofilm Anwendungen:

  • Archivierung Schriftgut als Einzelblätter oder Vorgänge in Mappen und Ordnern;
  • Sicherung technischer Zeichnungen und Pläne im Format bis DIN A1 und größer;
  • Sicherung von Grundbüchern und Katasterplänen;
  • Sicherung von Kulturgut wie Urkunden und Bücher;
  • Archivierung und Sicherung von Zeitungen und Zeitschriften;
  • Sicherung von SW- und Color-Negativen;
  • Sicherung von SW- und Color-Dias;
  • Sicherung von Glasnegativen;
  • Sicherung von Fotomaterialien, Papierabzügen (lose und in Alben);
  • Sicherung von rein digitalem Schriftverkehr;
  • Sicherung von digitalem Bildmaterial.

Durch Farbe wird Mikrofilm jetzt noch attraktiver für die Langzeitarchivierung

Warum Langzeitsicherung in Farbe auf Mikrofilm?

Immer mehr Dokumente werden heute rein digital und in Farbe erzeugt. Ältere Bestände - Glasnegative, Dias, Pläne, Urkunden, Zeitungen, Bibliotheksbestände, Firmenarchive, Akten, DMS-Langzeitarchivierung - werden zunehmend zur Verbesserung des Zugriffs ebenfalls in Color digitalisiert bzw. entstehen digital und in Color. Die Langzeit-Sicherung dieser Daten mit ausschließlich digitalen Medien (Harddisk, Magnet-Bändern, DVD, etc.) ist nur bedingt sicher und teuer, weil diese Bestände immer wieder migriert werden müssen. Jetzt gibt es eine kostengünstige und sichere Lösung: Sicherung der Daten direkt auf den 500 Jahre haltbaren Ilfochrome® Color Micrographic Film.

Bild-, Text- und Plandaten können in Farbe und mit höchster Qualität zusammen mit Metadaten und Informationen für die Reproduktion auf ein Speichermedium gebracht werden, das absolut archivfest (über 500 Jahre) ist. Dabei sollen die Daten und Informationen später jederzeit ohne Qualitätsverlust in einem dann aktuellen Format wieder gewonnen werden.

Der besondere Nutzen einer Langzeitsicherung auf Mikrofilm:
Digitalen Daten sind im Sinne eines Langzeit-Backups einwandfrei gesichert.
Die Kosten für diese Sicherung sind sehr niedrig:

  • einmalige Kosten ohne zusätzlichen Migration;
  • marginaler organisatorischer Aufwand;
  • geringe personelle Ressourcen erforderlich;
  • unbedeutende Lagerkosten durch geringen Platzbedarf.

Die Digitalisierung älterer Bestände kann wie bisher weiter erfolgen. Sie beeinträchtigt die Langzeitsicherung nicht, sondern ist deren Grundlage.

Direkt digital erzeugte Bestände verschiedenster Herkunft sowie digitalisierte Analogbestände verschiedenster Formate (Papier, Film, Glasplatten, usw.) können auf demselben Medium einheitlich gesichert werden. So werden heterogenen Archivbestände standardisiert.