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Dienstag, 21.11.2017

Rechnungsauslesung im Wandel!?

PDF/A-3 vs. Invoice Shared Center   Brauchen wir zukünftig noch EDI (Elektronischer Datenaustausch) oder aufwändig installierte Zentren zur Rechnungsauslesung?   Die Alternative zur Rechnungsauslesung kann PDF/A-3 sein. Momentan in Beratung auf der ISO Konferenz in Toronto.

Im PDF eingebettet befindet sich dann ein zweites Dokument bzw. die Daten des „Basis-PDFs". Beispielsweise die elektronisch lesbaren und exportierbaren Daten der Rechnung. Als gängiges Format ist XML vorstellbar. In der Praxis wird die Rechnung mit einem entsprechenden Druckertreiber (PDF/A-3u_RE) erstellt und elektronisch versandt. Gut, diesen Druckertreiber gibt es noch nicht, er ist aber bei Einhaltung einer allgemein gültigen Struktur (Kopfdaten, Einzelpositionen der Rechnung etc.), die normiert werden sollte, gut vorstellbar. Vereinheitlichte Vorgaben zum Aufbau einer Rechnung haben wir bereits und können sie nutzen, was eine Vereinfachung im zu erwartenden Kompetenzgerangel der Staaten und diversen Gremien verspricht.

Die so erzeugte PDF-Rechnung, gemäß Steuervereinfachungsgesetz mittlerweile juristisch legalisiert, kann problemlos versandt werden und ist gerüstet für Kunden, die einen automatisierten Rechnungseingang wünschen. Sie passt aber auch für den Geschäftspartner, der die elektronisch eingehenden Rechnungen nur revisionssicher abspeichert und es dabei belässt. Natürlich, Ausdrucken geht auch noch – alles fast wie bisher, nur ein bisschen besser.

Das die Rechnung verarbeitende Zielsystem verfügt über eine entsprechende Import-schnittstelle (API); die Importdaten sind gemäß dem normierten Aufbau strukturiert übergeben. Ein automatisierter Verarbeitungsprozess kann beginnen.

Aus Sicht derer, die Rechnungen erstellen und derer, die diese verarbeiten, egal ob große oder kleine Mengen, wäre das ein Fortschritt. Was wir in diesem Zusammenhang schon haben, sind die juristische Akzeptanz einer PDF-Datei, Rights Management und Schutz einer PDF-Datei, diverse Richtlinien und Anweisungen zum Rechnungsaufbau. Was noch fehlt, ist eine einheitliche Struktur und Datensatzdefinition. Individuelle Strukturen sollten selbstverständlich vermieden werden, auch wenn der eventuelle Umsatz mit proprietären Systemen verlockend ist.

Das Potential von PDF/A-3 ist sicher nicht ausgeschöpft, welche Möglichkeiten werden sich bieten, wenn es einfach möglich wird, Formularinhalte mit jedweden Endanwendungen zu verknüpfen bzw. an diese zu übergeben. Kommt das „PDF/A ohne Grenzen"!?

Sind die „PDF Association" oder eine andere Institution dazu in der Lage, dies zu initiieren und die zugehörigen, einheitlichen Richtlinien, zu entwickeln und zu etablieren?

Wann wird aus dieser Vision Realität?
Wenn es nach dem Markt ginge – je früher desto besser.

Friedrich L. Walther
Geschäftsführer Ulshöfer IT

Mittwoch, 28.11.2012 12:05 12:05 Alter: 5 Years